社員に障害者手帳の有無を聞いていい？
―把握・確認ガイドラインが定める手順と禁忌事項

なぜ「本人に聞くだけ」では済まないのか

事業主は、障害者雇用状況の報告や障害者雇用納付金の申告などを行うために、雇用している労働者のなかから障害者である労働者の人数・障害種別・障害程度等を把握・確認する必要があります。ガイドラインは、この必要性を認めたうえで、これらの情報については個人情報保護法をはじめとする法令等に十分留意しながら適正な取得・利用等を行うことが求められている、としています。なお、報告・申告・申請の義務が生じるのは一定規模以上の事業主です。自社が対象にあたるかどうかは、ロクイチ報告の記事や納付金の記事で先にご確認ください。

法令の側から見ると、その理由ははっきりしています。個人情報保護法第2条第3項は「要配慮個人情報」を、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴などのほか、本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報と定義しています。そして同法施行令第2条第1号は、この政令で定める記述等の一つとして「身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の個人情報保護委員会規則で定める心身の機能の障害があること」を挙げています。障害があるという情報は、条文上はっきりと要配慮個人情報に位置づけられているということです。

そのうえで同法第20条第2項は、個人情報取扱事業者は一定の場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで要配慮個人情報を取得してはならないと定めています。「聞いてみて、答えてくれたらカウントする」という進め方が慎重さを求められるのは、この構造があるからです。

ガイドラインは今も現役で参照を求められている

「プライバシーに配慮した障害者の把握・確認ガイドライン」は、平成17年11月4日付けの厚生労働省職業安定局長通知として示されたものです。策定から20年以上が経っていますが、古い資料として棚に入っているわけではありません。厚生労働省の「事業主の方へ」のページでは、障害者雇用状況報告の案内のなかで「報告に当たっては、プライバシーに配慮した障害者の把握・確認を行うようにしてください」と記載され、ガイドラインの概要版と本文へのリンクが置かれています。報告の実務とセットで参照することが求められている資料だと考えてください。

ガイドラインはその目的を、障害者本人の意に反した雇用率制度の適用等が行われないよう、精神障害者だけでなく身体障害者および知的障害者にも共通するものとして、把握・確認の在り方を示すことだと説明しています。制度に当てはめること自体ではなく、本人の意思に反した当てはめを防ぐことが出発点に置かれている点が、この文書の性格をよく表しています。

位置づけを正確に言うと、ガイドラインそのものは行政の通知であり、それ自体に罰則が定められているわけではありません。法的な効果は、そこで引かれている個人情報保護法などの法令の側にあります。ただし、そこに書かれた手順や禁忌事項は、その法令をこの場面でどう守るかを行政が具体化したものです。「ガイドラインだから努力目標」と読むのではなく、根拠法令を実務の手順に翻訳したものとして扱うのが実態に合っています。

把握・確認には2つの入口がある

ガイドラインは、把握・確認のきっかけを2つに分けて整理しています。どちらの入口に立っているかで、踏むべき手順が変わります。

実務でトラブルになりやすいのは、圧倒的に2つめです。すでに一緒に働いている相手に尋ねることになるうえ、「聞かなければ報告の数字が埋まらない」という事情が担当者にのしかかるためです。以下では2つめを中心に説明します。

なお1つめについて、採用面接時等に事業主から応募者に障害の有無を照会することについては、ガイドラインは、特別な職業上の必要性が存在することその他業務の目的の達成に必要不可欠な場合に限られ、その際には目的を示して本人に照会しなければならないとしています（職業紹介事業者等が適切に対処するための指針を根拠としています）。採用段階なら自由に聞いてよい、というわけではありません。

採用後の原則｜全員に画一的に呼びかける

ガイドラインは、採用後に障害者を把握・確認する場合の呼びかけ方法について、雇用する労働者全員に対して、メールの送信や書類の配布等画一的な手段で申告を呼びかけることを原則とすると定めています。「画一的」というのは、対象を絞らず、同じ手段で、全員に同じ情報が届く形にするという意味です。

ガイドラインは適切な例と不適切な例を具体的に挙げています。境界線がはっきりしているので、そのまま社内の確認表として使えます。

※ ガイドラインは適切な事例と不適切な事例をそれぞれ独立に列挙しています。上の表で左右に並んでいる行は、原文で対応づけられているものではありません。

注目したいのは、表の1行目のように手段そのものは同じなのに評価が分かれている組み合わせがあることです。メール配信は適切な例にも不適切な例にも登場します。違いは、全員がその手段に届く環境にあるかどうかです。工場や店舗など、社内LANを使わない職種が一定数いる会社でメールだけを流すと、形の上では「全員送信」でも、実際には届かない人がいます。自社の伝達手段が本当に全員をカバーしているかを先に点検してください。

そして最後の不適切な例、「障害者と思われる労働者のいる部署に対してのみチラシを配布する」は、担当者がよかれと思ってやりがちな運用です。全員に配るのは大げさだから関係しそうな部署にだけ——という判断が、名指しに近い扱いになってしまいます。

手続を担当する人の範囲についても指定があります。ガイドラインは、情報を取り扱う者の範囲を必要最小限とするため、原則として企業の人事管理部門において報告・申告・申請を担当する者から直接本人に対して行うこととしています。いくつかの事業所を有する企業の場合は、事業所ごとに担当者を設けて確認することも考えられるとされています。なおガイドラインは「把握・確認を行うきっかけによっては例外もありますので、注意してください」とも注記していますが、少なくとも現場の上司を経由して聞く形は原則から外れます。

例外｜個人を名指しして照会できる場合

全員への呼びかけが原則ですが、ガイドラインは例外的に個人を特定して障害者手帳等の所持について照会を行うことができる場合も示しています。その条件は限定的です。

ガイドラインは、障害者である労働者本人が、職場において障害者の雇用を支援するための公的制度や社内制度の活用を求めて、企業に対し自発的に提供した情報を根拠とする場合は、個人を特定して照会することができるとしています。裏返すと、本人が支援を受けたいと自分から動いた事実がないところでは、名指しの照会はできないということです。

根拠として使える情報・使えない情報が例示されています。実務ではこの3分類がそのまま判断基準になります。

3つめの区分について、ガイドラインは、労働者本人の障害の受容の状況や病状等によっては、これらの情報をもとに照会を行うこと自体が本人の意に反するようなケースも生じうると説明しています。そのうえで、照会を行うことが適切かどうかの見極めを企業において個別ケースごとに慎重に行う必要があるとし、本人の障害の受容の状況や病状等を知悉している専門家（保健医療関係者、たとえば産業医など）がいるときには、そうした者にあらかじめ相談することなどを通じて判断することが考えられる、としています。

ここは実務上いちばん悩むところです。年末調整で障害者控除の書類が出てきた、休職のときに診断書を受け取っていた——会社の手元にはすでに情報がある。それでも「手元にあるから聞いてよい」とはならず、その情報をきっかけに尋ねること自体が本人の意に反しないかを先に検討する、という順番になります。

照会するときの作法も決まっています。ガイドラインは、照会を行う際には利用目的を明示したうえで手帳等の所持の確認を行うこととし、その際、なぜある労働者を特定して尋ねるのか、根拠となる情報を明らかにし、本人に対して経緯を明確にすることが求められるとしています。「一応全員に聞いています」と取り繕うのではなく、あなたに尋ねている理由はこれです、と説明できる状態にしておく必要があります。

呼びかけ・照会のときに伝える事項

全員への呼びかけでも、個人への照会でも、伝えるべき事項はほぼ共通です。ガイドラインが列挙している内容を、実務のチェックリストの形にまとめます。

• この呼びかけへの回答を業務命令として求めているものではないこと。ガイドラインは、利用目的に同意する場合にのみ回答すればよく、業務命令により強制しているものではないという旨を明らかにすることが望まれる、としています
• 利用目的＝障害者雇用状況の報告、障害者雇用納付金の申告、障害者雇用調整金または報奨金の申請のために用いること
• 報告等に必要な個人情報の内容。ガイドラインは、それぞれの様式を示して説明を行うことも考えられるとしています
• 取得した情報は原則として毎年度利用するものであること（報告等は毎年度1回行うため、毎年度用いることについてあらかじめ同意を得ておく）
• 利用目的の達成に必要な範囲内で、障害等級の変更や精神障害者保健福祉手帳の有効期限等について確認を行う場合があること
• 手帳を返却した場合や障害等級の変更があった場合は、人事担当者まで申し出てほしいこと
• 特例子会社または関係会社の場合は、取得した情報を親事業主に提供すること。報告等は親事業主がとりまとめて行うため、情報が親事業主に提供される旨を明示する必要があるとされています（特例子会社の仕組みもあわせてご覧ください）
• 本人が得られるメリット（公的支援策や企業独自の支援策）もあわせて伝えることが望ましい

伝え方にも基準があります。ガイドラインは「本人に明示」に該当しない事例として、利用目的が記載された部分が容易にわからない書面を、口頭で補足せず単に手渡すことを挙げています。入社時の書類一式にまぎれ込ませる、就業規則の改定通知の末尾に書いておく、といった形は明示にあたらないということです。

同意の取り方についても釘が刺されています。ガイドラインは、報告等以外の目的で障害に関する個人情報を取得する際に、あわせて報告等のためにもその情報を用いることについて同意を得るようなことはせず、あくまで別途の手順を踏んで同意を得ることとします、としています。具体例として、所得税の障害者控除の申告書類を受け取るときや、病休・休職の申請を受けるとき、傷病手当金の請求で事業主証明を求められたときに、あわせて報告等のための同意を求めるようなことはしないように、と明記されています。同じ紙で二度手間を省こうとすると、この規定に触れます。

なお、知的障害者等、本人の判断能力に疑義がある場合には、利用目的等について本人が理解できるよう十分に説明を行うとともに、本人だけでなく家族等に対しても説明を行うことが必要となる場合もあるとされています。本人が成年被後見人であって本人から成年後見の登記事項証明書が提出された場合は、登記事項証明書に記載された後見人に対しても説明を行い、その同意を得るようにするとされています。これはガイドラインでは採用段階の手続について書かれている内容ですが、考え方は採用後の場面にも通じます。

どんな場合でもやってはいけない5つ

ガイドラインは、把握・確認にあたってどのような場合であっても行ってはならない「禁忌事項」を一覧で示しています。手順の話とは別に、ここだけは覚えておく必要があります。

1. 利用目的の達成に必要のない情報の取得を行ってはならない
2. 労働者本人の意思に反して、障害者である旨の申告または手帳の取得を強要してはならない。ガイドラインは、産業医等の医療関係者をはじめとする第三者を通じて申告や手帳の取得を強要してはならないこと、精神障害者である労働者に手帳の所持の有無を照会し、所持していなかった場合にその労働者に手帳を取得するよう強要してはならないことを、あわせて明記しています
3. 障害者である旨の申告または手帳の取得を拒んだことにより、解雇その他の不利益な取扱いをしないようにしなければならない。所持を否定したことや回答を拒否したことを理由として、解雇、降職、賃金引下げ等の不利益な取扱いを行わないようにしなければならないとされています
4. 正当な理由なく、特定の個人を名指しして情報収集の対象としてはならない。ここでいう正当な理由とは、本人が公的制度や社内制度の活用を求めて自発的に提供した情報に基づく場合をいう、と定義されています
5. 産業医等医療関係者や企業において健康情報を取り扱う者は、報告等の担当者から労働者の障害に関する問い合わせを受けた場合、本人の同意を得ずに情報の提供を行ってはならない。さらに、本人の同意がある場合であっても、報告等に必要な情報は担当者が本人から直接提供を受けることが望まれる、とされています

5つめは見落とされやすい項目です。社内に産業医や保健師がいる会社ほど「先生に聞けば早い」という発想が出てきますが、その近道はここで明確に塞がれています。本人の同意があってもなお、担当者が本人から直接受け取るのが望ましいとされている点まで含めて、社内の研修資料に落とし込んでください。

ガイドラインは最後に、企業による把握・確認行為が障害者である労働者の意に反するものである場合、状況によってはその企業に対し訴訟が提起されることも考えられるとし、問われる可能性のある責任の例としてプライバシー権の侵害を挙げています。プライバシー権は「私生活をみだりに公開されないという法的保障ないし権利」とされ、民法第709条に基づく不法行為の損害賠償責任が認められた判例があると説明されています。

集めたあとの扱い｜別保管と目的外利用の禁止

集め方だけでなく、集めたあとの扱いにも決まりがあります。ガイドラインは、障害者である労働者が事業主に対して申告を行うことの前提として、事業主が労働者から提供された情報を適切に処理・保管する体制を整えていることが求められるとしています。申告してもらう前に、受け皿を作っておくという順番です。

他の個人情報とは分けて保管する

ガイドラインは、障害に関する情報は個人情報の中でも特に取扱いに注意を要する情報であることから、他の一般の個人情報と一緒に保管することによって情報管理者以外の者がこれを知ることがないよう、別途保管することが望まれるとしています。あわせて、情報を管理する者の範囲を必要最小限に限定したうえでこれを従業員にわかるように明確化すること、情報管理者の守秘義務等を定めた内部規定を整備すること、研修を実施することなどが挙げられています。人事システムの誰でも見られる項目に手帳の等級を入れてしまう、といった運用は見直しの対象になります。

目的外に使わない

報告等のために把握・確認した情報を、それ以外の目的のために本人の同意なく利用してはならないとされています。ガイドラインは処理・保管の禁忌事項として、本人の同意を得ないで、報告等のために取得した情報を労働者の健康管理のために用いたり、能力給与査定の参考としてはならないと明記しています。健康管理という、一見すると本人のためになりそうな用途も、原則として本人の同意が必要だという点に注意してください。

また、障害者である旨の申告を行ったことや、情報の開示・訂正・利用停止等を求めたことを理由として、労働者に解雇その他の不利益な取扱いを行わないこととされています。苦情処理についても、担当者を明らかにし、手順を定めて研修を行うなど、本人からの苦情を適切かつ迅速に処理するために必要な体制の整備に努めることとされています。

情報の更新は必要最小限の頻度で

一度確認した情報も、変更があれば更新が必要です。ガイドラインは、精神障害者保健福祉手帳の有効期限が2年間であることから、確認した有効期限が経過した後に手帳を更新しているかを確認する必要があるとしています。一方で、更新のために事業主から労働者に確認を行う頻度は必要最少限とするとされ、手帳の有効期限については前回確認した期限を過ぎた最初の報告等を行う際に確認する、という具体的な目安が示されています。念のため毎年全員に聞き直す、という運用は趣旨から外れます。

会社側の作為義務も1つ定められています。ガイドラインは、あらかじめ把握・確認を行う際に、手帳を返却した場合や障害の程度が変更した場合は事業主に申し出るよう呼びかけるとともに、労働者に対して、情報の変更を申し出る手続を公表しなければなりませんとしています。ガイドラインの中で「望まれます」ではなく「しなければなりません」と書かれている数少ない箇所です。申し出てほしいと呼びかけるだけでなく、どこに・どうやって申し出るのかを社内に示しておく必要があります。

このほかガイドラインは、情報の処理・保管についても別に禁忌事項を挙げています。本人の同意なく利用目的の範囲を超えて情報を取り扱ってはならないこと、申告を行ったことや開示・訂正・利用停止等を求めたことを理由に不利益な取扱いを行わないこと、の2つです。前章の5つは把握・確認の場面のもので、集めたあとにはこの2つがかかる、という二段構えになっています。

ガイドラインPDFをそのまま社内規程にしない

実務上もっとも気をつけたいのが、この点です。厚生労働省が公開しているガイドラインのPDFは、策定当時（平成17年）の記述が残ったまま公開されています。手順や禁忌事項の考え方は現在も参照を求められているものですが、文中の数字や条番号をそのまま社内規程やマニュアルに転記すると、現行の制度と食い違います。実際に本文を読むと、次のような記述があります。

なお、コラムで示されている考え方自体はむしろ広い方向を向いています。ガイドラインは、規模にかかわらず、報告・申告・申請を行うすべての事業主に対して個人情報保護法の要請があてはまるものとしてこのガイドラインを策定していますと述べています。当時の件数要件の下でも全事業主に同じ水準を求めていたわけで、この点は現行法の方向と矛盾しません。

したがって実務での読み方は、手順と禁忌事項はガイドラインから、数字と条番号は現行の法令・公表資料からという分け方になります。社内で「障害者の把握・確認に関する取扱規程」のようなものを作るときは、PDFの文章をコピーするのではなく、手順を自社の言葉で書き直し、根拠条文は現行のものを引くのが安全です。

もう一点、規程を作る前に確認しておきたい手続があります。ガイドラインは、把握・確認の方法や情報の更新・処理・保管の方法その他労働者の障害に関する情報の取扱いに関する重要事項を定めるときは、あらかじめ労働組合等に通知し、必要に応じて協議を行い、重要事項の決定を行ったときは労働者に周知することが望まれますとしています。ここでいう労働組合等とは、労働者の過半数で組織する労働組合があるときはその労働組合を、ないときは労働者の過半数を代表する者を指します。規程を書き上げてから気づくと手戻りになるので、着手の段階で押さえておいてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 在職している社員に、障害者手帳を持っているか聞いてもいいのですか？

A. 厚生労働省の「プライバシーに配慮した障害者の把握・確認ガイドライン」は、採用後に障害者を把握・確認する場合の方法について、雇用する労働者全員に対して、メールの送信や書類の配布等画一的な手段で申告を呼びかけることを原則とする、としています。特定の社員を名指しして尋ねることは原則の形ではなく、ガイドラインが例外として認める条件に当てはまるかどうかを先に確かめる必要があります。呼びかける際には、回答が業務命令ではないことを明らかにすることが望まれるとされています。

Q. 健康診断の結果や、上司が受けた印象をもとに、特定の社員へ確認してもよいですか？

A. ガイドラインは、個人を特定して照会を行う根拠として適切でない例に、健康等について部下が上司に対して個人的に相談した内容、上司や職場の同僚の受けた印象や職場における風評、企業内診療所における診療の結果、健康診断の結果、健康保険組合のレセプトを挙げています。名指しの照会ができるのは、障害者である労働者本人が、職場において障害者の雇用を支援するための公的制度や社内制度の活用を求めて、企業に対し自発的に提供した情報を根拠とする場合です。

Q. 申告を断られた社員に、もう一度お願いしてもよいですか？

A. ガイドラインは、照会に対して障害者手帳等の所持を否定した場合や、呼びかけに対する回答を拒否した場合に、回答するよう繰り返し迫ったり、障害者手帳等の取得を強要してはいけない、としています。産業医等の医療関係者をはじめとする第三者を通じて申告や手帳の取得を強要することも禁じられています。あわせて、申告や手帳の取得を拒んだことを理由に、解雇、降職、賃金引下げ等の不利益な取扱いを行わないようにしなければならないとされています。

Q. 雇用率の報告のために集めた手帳の情報を、配置や健康管理に使ってもよいですか？

A. ガイドラインは、報告・申告・申請のために把握・確認した情報を、それ以外の目的のために本人の同意なく利用してはならないとし、例として、本人の同意を得ないで労働者の健康管理のために用いたり、能力給与査定の参考としてはならないと明記しています。健康管理に使う場合も原則として本人の同意が必要です。保管についても、障害に関する情報は他の一般の個人情報と一緒に保管することによって情報管理者以外の者が知ることがないよう、別途保管することが望まれるとされています。